Conformité RGPD

Naturooo vous aide à respecter le RGPD et le cadre légal de la naturopathie : document RGPD pour vos clients, signatures en ligne, consentement aux données de santé et guide des règles à connaître.

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Menu de gauche, groupe Ressources > Cadre légal & RGPD (sous-titre : « Votre document RGPD et les règles à connaître »).

Document RGPD clients

En haut de la page, le cadre Document RGPD clients indique l'état de votre document : V1 active (avec le nombre de signatures), ou Aucun document actif. Il est Hébergé en santé (HDS).

Trois boutons :

• Générer mon document RGPD (devient Mettre à jour quand un document est actif) : un assistant crée le document pour vous ;
• Importer un PDF RGPD : utilisez votre propre document (PDF uniquement). Il remplace la version active, qui est archivée ;
• Historique : toutes les versions (Actif / Archivé), à Télécharger, Archiver ou Supprimer.

Un seul document est actif à la fois. Sans document actif, les envois de signature aux clients sont suspendus.

Le générateur

Remplissez le formulaire, cliquez sur Aperçu pour relire le PDF, puis sur Générer et définir comme actif.

1. Vos informations : Nom complet, Titre professionnel, Adresse du cabinet, SIRET, Email, Téléphone.
2. Votre utilisation des données clients : cochez ce qui vous concerne (J'utilise l'iridologie (images de l'iris), Je prends des photographies dans le cadre du suivi, Du personnel habilité accède aux données, Je partage des données avec d'autres praticiens/thérapeutes (pluridisciplinarité), J'envoie une newsletter à mes clients, J'ai désigné un DPO, J'utilise d'autres données spécifiques).
3. Les durées de conservation (Durée conservation dossier client, Durée conservation factures client).
4. Autre transfert de données hors Union européenne : ne cochez que vos propres outils situés hors UE. Les outils d'intelligence artificielle de Naturooo, ses prestataires et leurs transferts sont déjà décrits automatiquement dans le document.
5. Médiation de la consommation (obligatoire si vous vendez à distance) : nom et contact du médiateur.

Demander la signature au client

Un client : ouvrez sa fiche. Si le badge rouge RGPD non conforme apparaît, cliquez dessus, puis :

• Envoyer le lien de signature RGPD au client : il reçoit un e-mail et signe en ligne ;
• ou Déclarer une signature physique si le client a signé un document papier au cabinet.

Si vous avez déjà envoyé le lien, le badge orange RGPD en attente de signature s'affiche. Cliquez dessus pour Renvoyer le lien de signature RGPD au client, ou pour Déclarer une signature physique si votre client n'a pas vu l'e-mail et signe finalement sur papier lors de sa séance.

Une fois signé, vous pouvez Télécharger le document RGPD signé depuis la fiche.

Plusieurs clients à la fois :

1. Menu Clients → Actions → Inviter mes clients.
2. Cochez Signer mon document (lien RGPD). Vous pouvez aussi cocher S'inscrire sur Naturooo si besoin.
3. Sélectionnez les clients dans le tableau.
4. Cliquez sur Envoyer, puis confirmez.

Le consentement de vos clients aux données de santé

• Quand un client crée ou active son espace client, il doit cocher l'acceptation des conditions d'utilisation, de la politique de confidentialité et du traitement de ses données de santé par vous via Naturooo, y compris à l'aide de vos outils d'assistance par intelligence artificielle. Sans cette case, son compte n'est pas activé.
• Quand ces conditions évoluent, vos clients déjà inscrits doivent les accepter à nouveau à leur prochaine connexion.
• Ce consentement est distinct de votre document RGPD : pensez à le faire signer aussi.

Les clients qui ont déjà un compte Naturooo

Si vous ajoutez un client qui possède déjà un compte Naturooo (suivi par un autre praticien, par exemple), vous n'avez pas accès à son dossier tant qu'il n'a pas donné son accord :

1. Dans le formulaire de nouveau client, saisissez sa date de naissance (elle doit correspondre à celle de son compte), puis cliquez sur Envoyer la demande d'accord.
2. Le client reçoit un e-mail pour accepter.
3. En attendant, il apparaît dans la section En attente de l'accord du client de votre liste de clients, d'où vous pouvez suivre ou renvoyer la demande.

Les clients mineurs

• Pas de dossier client avant 15 ans.
• De 15 à 17 ans, cochez la case Client mineur (15 à 17 ans) : je certifie disposer de l'autorisation de son représentant légal.

Photos d'iris

Les photos d'iris sont des données de santé : elles sont stockées chez un hébergeur certifié HDS. Avant d'en téléverser, un message vous rappelle de vérifier que le client a donné son consentement (document RGPD signé ou consentement donné à la création de son compte) et de lui expliquer l'usage des photos. Pour un client sans consentement enregistré, obtenez son accord écrit avant de téléverser.

Le journal des accès aux dossiers

Naturooo enregistre chaque accès aux dossiers de vos clients (qui, quel dossier, quelle action, quand), y compris les accès refusés. Ce journal ne contient aucune donnée de santé et il est conservé un an. Il n'est pas affiché dans votre écran : en cas de besoin (demande d'un client, contrôle), écrivez au support.

Signaux nécessitant un avis médical

Si plusieurs signaux qui nécessitent un avis médical sont repérés dans le dossier d'un client, un bandeau orange s'affiche sur sa fiche : Plusieurs signaux nécessitant un avis médical ont été repérés dans ce dossier, avec la liste des signaux et les numéros d'urgence (15 ou 112 ; idées suicidaires : 3114). Invitez votre client à consulter son médecin, puis cliquez sur J'ai orienté mon client vers un médecin : la date de l'orientation est notée. Le bandeau se réduit alors à une ligne (Afficher les signaux pour revoir le détail) et ne se rouvre en entier que si un nouveau signal apparaît. Ce repérage est automatique, indicatif et non exhaustif.

Côté client, les numéros d'urgence sont rappelés dans les messages et les questionnaires.

Guide pour les praticiens naturopathes

Sous le document RGPD, le guide est rangé en 3 sections à déplier (cliquez sur le titre) :

1. La naturopathie n'est pas une profession médicale (France) : ne pas diagnostiquer, ne pas prescrire, ne pas interférer avec un traitement médical, ne pas utiliser certains termes protégés, avec chaque fois une Alternative à privilégier, et les sanctions possibles.
2. Faites attention à votre communication : ce qu'il faut éviter (promesse de guérison, publicité trompeuse…) et ce qu'il faut privilégier.
3. RGPD (données personnelles et de santé) : bonnes pratiques et sanctions.

Attention : Vous restez responsable du traitement des données de vos clients. Naturooo fournit des outils d'aide, pas un conseil juridique.

FAQ

Où trouver le générateur RGPD ? Cadre légal & RGPD > Générer mon document RGPD (ou Mettre à jour si vous avez déjà un document actif).

Dois-je déclarer les outils IA de Naturooo comme transfert hors UE ? Non : ils sont décrits automatiquement dans le document généré. Ne cochez Autre transfert de données hors Union européenne que pour vos propres outils.

Puis-je envoyer mon document RGPD à plusieurs clients ? Oui. Clients → Actions → Inviter mes clients → cocher Signer mon document (lien RGPD) → sélectionner les clients → Envoyer.

Les clients voient-ils ma politique de confidentialité ? Le document RGPD actif est envoyé pour signature en ligne. Une fois signé, le client peut accéder à la preuve depuis son espace ; vous pouvez Télécharger le document RGPD signé depuis sa fiche.

Si j'active l'envoi automatique du document RGPD sur une formule, est-ce renvoyé à chaque rendez-vous ? Non : après une réservation, l'e-mail part seulement si le client n'a pas encore signé (ou confirmé physiquement) la version active. Les suivis ne renvoient pas le document. Si vous publiez une nouvelle version, l'envoi peut repartir. Vous pouvez toujours demander une signature manuellement depuis la fiche client.