Forfaits et carnets de séances

Un forfait regroupe plusieurs séances dans une seule offre, avec un prix global : un accompagnement sur 3 mois, un carnet de 5 séances de réflexologie... Naturooo compte les séances utilisées et restantes de chaque client, et encaisse en une ou plusieurs fois.

Offre : disponible avec l'offre Evolution (et pendant la période d'essai). Avec l'offre Professionnelle, le sous-onglet Forfaits est visible mais verrouillé (Forfaits - offre Evolution). Si vous passez à une offre inférieure, les forfaits déjà vendus restent visibles dans la fiche de vos clients : vous pouvez toujours les suivre, les arrêter ou les rembourser ; seule l'attribution de nouveaux forfaits est réservée à Evolution. Le paiement par carte demande un compte Stripe connecté (menu Paiements).

Créer un forfait

Menu latéral > Page de réservation > sous-onglet Forfaits > bouton Créer un forfait.

Vos formules doivent exister avant : un forfait regroupe des séances de vos formules (Page de réservation > Tarifs et formules).

Nom du forfait et Objectif et description (le résultat visé, le déroulé).
Séances incluses : choisissez le nombre et la formule (vos formules de Tarifs et formules), puis Ajouter une séance pour en mettre d'autres.
Prix total (€, 500 € maximum).
Séances à utiliser dans un délai de : 1, 2, 3, 4, 6, 9, 12, 18 ou 24 mois, ou Sans limite.
Paiement en plusieurs fois accepté : cochez En 2 fois, En 3 fois, En 4 fois ou En 6 fois (une échéance par mois).
Facultatif : Également inclus (facultatif) (messagerie, bilans...) et Proposer ce forfait à l'achat sur ma page publique.
Relisez les Conditions d'engagement (texte prérempli, modifiable), puis Enregistrer le forfait.

Chaque forfait créé apparaît dans la liste avec les boutons Modifier et Supprimer. Modifier un forfait ne change pas ceux déjà attribués à vos clients. Supprimer le retire des ventes, vos clients gardent leurs séances.

Attribuer un forfait à un client

Fiche du client > onglet Forfaits > Attribuer un forfait :

Choisissez le forfait (liste Choisir un forfait).
Le client paie :
- Par carte, en ligne : le client reçoit un e-mail avec un lien de paiement. Le forfait s'active dès son premier paiement.
- Hors ligne (virement, chèque, espèces) : vous cliquez sur Marquer comme payée sur chaque échéance reçue.
Paiement : En une fois ou en plusieurs fois (si le forfait le permet), et Début du forfait.
Attribuer le forfait.

Chaque forfait a un code (ex. FORF-7K3P2A) : il sert à votre client pour réserver une séance sans se connecter à son espace client. Cliquez dessus pour le copier (ou bouton ⋯ > Copier le code FORF-…).

Le bouton ⋯ de chaque forfait regroupe aussi : Renvoyer le lien de paiement, Historique, Rembourser et Arrêter le forfait.

Dans l'onglet Forfaits, les forfaits en cours sont affichés en premier, dépliés. Les forfaits terminés, arrêtés ou expirés sont repliés sur une ligne : cliquez dessus pour voir le détail. Le bloc Comment fonctionnent les forfaits ? résume le fonctionnement.

Paiement en plusieurs fois

Par carte : le client paie la 1re échéance, sa carte est enregistrée, puis les échéances suivantes sont prélevées automatiquement chaque mois. Il reçoit un e-mail 3 jours avant chaque prélèvement.
Les séances se débloquent au fur et à mesure des paiements : votre client n'a jamais plus de séances que ce qu'il a payé. Pour lui faire confiance, cliquez sur Débloquer toutes les séances.
En cas de refus de la carte, Naturooo réessaie deux fois et envoie au client un lien pour régler. Sans paiement, ses réservations avec ce forfait sont suspendues et vous recevez un e-mail. Vous pouvez Marquer comme payée l'échéance s'il vous règle autrement, ou Arrêter le forfait.
⋯ > Renvoyer le lien de paiement renvoie l'e-mail au client.

Une facture acquittée est créée automatiquement à chaque paiement reçu (onglet Factures du client et menu Facturation). Les rendez-vous du forfait ne sont pas refacturés.

Arrêter ou rembourser un forfait

Arrêter le forfait : les prochaines échéances sont annulées, plus aucun prélèvement. Le client ne peut plus réserver avec ce forfait. Rien n'est remboursé.
Rembourser : indiquez le Montant à rembourser (€) (proposé : ce que le client a payé moins les séances déjà faites), puis Rembourser et arrêter. Le forfait est arrêté, les prochaines échéances annulées, et :
- ce que le client a payé par carte en ligne lui est remboursé automatiquement sur sa carte ;
- ce qu'il a payé hors ligne (virement, chèque, espèces) est à lui rembourser vous-même ;
- un avoir est créé automatiquement sur les factures concernées ;
- le client reçoit un e-mail de confirmation (visible dans l'onglet Suivi de sa fiche).

Les séances du forfait

Quand vous prenez un rendez-vous (Agenda > Nouveau rendez-vous, ou bouton Rendez-vous sur la fiche du client), la case Utiliser le forfait « ... » (reste N séances) est cochée automatiquement si le client a un forfait pour cette formule.
Votre client peut aussi réserver lui-même :
- depuis son espace client : Utiliser mon forfait, rien à payer ;
- sur votre page de réservation sans se connecter : lien J'ai un code de forfait, saisie du Code de forfait (FORF-…), puis Vérifier (le code ne marche qu'avec son adresse e-mail).
Dans l'Agenda, le rendez-vous affiche Inclus dans le forfait. La séance est décomptée après le rendez-vous.
Annulation : dans le délai d'annulation de votre page publique, la séance est rendue au client. Si vous annulez vous-même, Naturooo vous demande si la séance est rendue ou décomptée (annulation tardive). Bouton Client absent : la séance est décomptée.
Sur la fiche : Compter une séance faite, Rendre une séance, Offrir une séance, et ⋯ > Historique.
Un client avec des séances restantes et aucun rendez-vous prévu reçoit une relance par e-mail (au plus toutes les 3 semaines).

Vendre un forfait sur votre page publique

Cochez Proposer ce forfait à l'achat sur ma page publique (compte Stripe connecté obligatoire). Le forfait apparaît sous vos tarifs avec un bouton Acheter ce forfait. Votre client se connecte à son compte client (Se connecter), choisit le paiement (en une ou plusieurs fois), accepte les conditions et le démarrage avant la fin du délai de rétractation, puis clique sur Passer au paiement (carte bancaire). Il reçoit ensuite un code pour réserver ses séances.

Suivre vos forfaits

Quand un client achète un forfait ou qu'une échéance est payée, vous recevez une notification dans la cloche (et un e-mail pour un nouveau forfait). Cliquez dessus pour ouvrir l'onglet Forfaits de sa fiche.

Page de réservation > Forfaits > bloc Forfaits en cours (N) (sous la liste de vos forfaits) : tous les forfaits en cours, les échéances prévues sur les 3 prochains mois et les paiements en retard. Cliquez sur un client pour ouvrir l'onglet Forfaits de sa fiche.

Bon à savoir

Pendant qu'un forfait payé en plusieurs fois est en cours, vous ne pouvez pas déconnecter Stripe ni supprimer votre compte.
Avec le paiement en plusieurs fois, vos versements Stripe arrivent sur votre compte bancaire avec un délai de 14 jours.