Gérer son agenda

L'Agenda centralise vos rendez-vous, plannings de disponibilité, dates bloquées et demandes de rendez-vous à valider. Il peut aussi afficher vos événements Google Agenda.

Accéder à l'agenda

Menu latéral > groupe Accompagnement > Agenda.

En haut de la page, à droite du titre Agenda :

• Bloquer une date
• Créer un planning
• Nouveau rendez-vous
• le bouton ⋯ (Plus d'actions sur l'agenda) : Filtres Google, Actualiser (synchroniser), Connexion Google (ou Reconnecter Google / Déconnexion Google), Bloquer une date, Créer un planning.

Onglets de l'Agenda

Vue Calendrier

• Choisissez l'affichage : Jour, Semaine ou Mois.
• Flèches Semaine précédente / Semaine suivante (ou jour / mois) de chaque côté du bouton Aujourd'hui, qui ramène à la date du jour.
• Sur téléphone, en vue Semaine, faites glisser le calendrier vers la gauche pour voir la suite de la semaine.
• Vos plannings sur le calendrier : les heures en dehors de vos plannings sont hachurées ; les heures ouvertes restent blanches. Survolez une case pour voir le nom et les horaires du ou des plannings concernés, avec le dernier rendez-vous réservable par vos clients (par exemple « 09:00 - 17:00 · dernier RDV réservable 16:00 »). En vue Mois, les jours sans aucun planning sont hachurés.
• Légende sous le calendrier : Confirmé · À confirmer · Visio · Indisponible · Événements Google · la couleur de chacun de vos plannings · Hachuré = hors de vos plannings. La légende sert de repère, il n'y a rien à cocher.
• Les plannings ne sont pas envoyés dans Google Agenda : seuls vos rendez-vous (et les dates bloquées si vous le choisissez) y apparaissent.

Créer un rendez-vous

Deux façons :

1. Bouton Nouveau rendez-vous : la fenêtre Nouveau rendez-vous s'ouvre. Choisissez le Client, la Date, la Formule, l'Heure de début et le Type de consultation (Cabinet principal, Cabinet secondaire, En visio ou A domicile, selon la formule). Le Motif est facultatif. Cliquez sur Créer le rendez-vous.
2. Dans Calendrier, cliquez sur un créneau disponible : même fenêtre, avec la date et l'heure préremplies (vous pouvez encore changer la Date).

Le bouton Nouveau rendez-vous est grisé tant que vous n'avez aucune formule : un encadré vous invite alors à en créer une dans Tarifs et formules.

Les heures proposées dans cette fenêtre viennent de vos plannings pour le jour et la formule choisis. Vous pouvez y choisir une heure de départ jusqu'à la fermeture du planning, même si le rendez-vous se termine après : ces heures sont signalées « finit après … » et vos clients ne les voient pas sur votre page de réservation (voir Heure de fermeture et dernier rendez-vous). Si le message Aucune heure libre pour cette formule ce jour-là. apparaît : changez de date ou de formule, ouvrez un planning dans Mes plannings, ou créez le RDV depuis la fiche du client → bouton Rendez-vous → Planning personnalisé (heure libre, hors planning).

Si le client a un forfait pour cette formule, la case Utiliser le forfait « … » (reste N séances) est cochée automatiquement (voir Forfaits).

Consulter, modifier ou annuler un rendez-vous

Cliquez sur un rendez-vous (dans le calendrier ou dans Mes rendez-vous) : la fenêtre Détails du rendez-vous s'ouvre (date, heure, formule, type, motif, paiement, rappel SMS, e-mail de confirmation).

Modifier un rendez-vous :

1. Cliquez sur Modifier (dans Détails du rendez-vous ou sur la ligne du rendez-vous dans Mes rendez-vous).
2. Dans la fenêtre Modifier le rendez-vous, changez la Date, l'Heure de début, la Durée (minutes), le Type de consultation, le Motif ou la case Envoyer un rappel SMS.
3. Cliquez sur Enregistrer.
4. Naturooo vous demande : Voulez-vous notifier votre client par mail de ce changement ? Cliquez sur Oui, prévenir le client pour lui envoyer un e-mail « Rendez-vous modifié », ou sur Non pour ne rien envoyer.

Un rendez-vous annulé ou une demande pas encore acceptée ne peut pas être modifié.

Annuler un rendez-vous : bouton Annuler le rdv, puis confirmez. Si le rendez-vous fait partie d'un forfait, Naturooo vous demande si la séance est rendue au client ou décomptée.

Dans Détails du rendez-vous, la rubrique E-mail de confirmation indique si l'e-mail est parti (OUI / NON) ; le bouton Envoyer ou Renvoyer permet de le (re)envoyer.

Demandes de rendez-vous à valider

Si une formule a l'option Valider manuellement les demandes (voir Page de réservation), les réservations de cette formule arrivent en demande.

• En haut de l'Agenda, un bandeau indique 1 demande de rendez-vous à valider (ou N demandes de rendez-vous à valider), avec pour chacune les boutons Accepter et Refuser.
• Dans le calendrier, la demande apparaît avec la mention [A valider] ; en cliquant dessus, la fenêtre Détails du rendez-vous propose aussi Accepter et Refuser.
• Accepter : le client reçoit l'e-mail de confirmation et le rendez-vous est ajouté à Google Agenda s'il est connecté.
• Refuser : vous pouvez écrire un message (facultatif). Le client est prévenu par e-mail et le créneau est libéré.
• Sans réponse sous 48 h, la demande est annulée automatiquement et le client est prévenu.

Bloquer une date

1. Cliquez sur Bloquer une date.
2. Choisissez Journée(s) entière(s) ou Horaires.
3. Optionnel : indiquez un Titre (ex. Formation, Vacances) - il s'affiche dans l'agenda à la place de « Indisponible » (40 caractères max).
4. Journée(s) entière(s) : indiquez la Date de début et éventuellement la Date de fin.
5. Horaires : indiquez la Date, puis les heures De et À (ex. 9:00 à 10:00).
   • Pour bloquer ce créneau chaque semaine, cochez Répéter chaque semaine, choisissez Les jours (ex. lundi), la Fréquence et, si besoin, une date Jusqu'au. Exemple : tous les lundis de 9h à 10h.
6. Option : Bloquer également dans l'agenda Google.
7. Cliquez sur Bloquer.

Pendant un blocage, vos clients ne peuvent pas réserver sur votre page de réservation. Le reste de la journée reste réservable si vous bloquez seulement des horaires.

Débloquer depuis le calendrier : cliquez sur un blocage (titre personnalisé ou Indisponible). Pour un blocage répété ou une période de plusieurs jours, choisissez Débloquer seulement ce jour-là, Débloquer ce jour et les suivants ou Supprimer tout le blocage répété (Supprimer toute la période). Pour un blocage simple, cliquez sur Supprimer le blocage.

Retrouvez tous vos blocages dans l'onglet Dates bloquées. Un blocage répété apparaît sur une seule ligne (ex. « Tous les lundis, 09:00-10:00 ») : Supprimer retire toutes les semaines d'un coup, dans Naturooo et dans Google Agenda si vous l'aviez coché.

Autres actions

• Créer un planning : disponibilités récurrentes, Créneaux optimisés (durée + pause) ou Créneaux à intervalle défini (15 / 30 / 60 min). Voir Créer un planning.
• ⋯ > Filtres Google : ouvre Paramètres → Agenda → Filtres de synchronisation (choisir quels événements Google bloquent vos créneaux).
• ⋯ > Actualiser (synchroniser) : recharger l'agenda et vos événements Google.
• ⋯ > Connexion Google / Déconnexion Google : gestion de la synchronisation. Si Google n'est pas connecté, un bandeau Google Agenda n'est pas connecté avec un bouton Connecter s'affiche aussi en haut de l'Agenda. Voir Google Calendar.

Fuseau horaire

L'agenda est toujours affiché à l'heure de votre cabinet (heure de Paris par défaut). Le fuseau se règle dans Paramètres → Profil → Fuseau horaire (voir Fuseau horaire).

Si l'appareil que vous utilisez n'est pas à la même heure (en déplacement), un bandeau le signale : les heures restent celles de votre cabinet.

FAQ

Les RDV pris sur ma page publique apparaissent-ils ici ? Oui. Dès que le client clique sur Confirmer la réservation (ou a payé, si la formule demande un paiement), le rendez-vous apparaît confirmé dans votre agenda (et dans Google Agenda s'il est connecté). Vous êtes notifié tout de suite (cloche + e-mail selon vos réglages). Exception : pour une formule avec Valider manuellement les demandes, le rendez-vous reste une demande [A valider] jusqu'à votre réponse.

J'ai créé un planning mais mes clients ne voient pas ses créneaux ? Un planning doit être rattaché à une formule pour être réservable. Allez dans Page de réservation → Tarifs et formules (ou Paramètres → Page publique → Tarifs et formules), dépliez la formule concernée, cliquez sur le planning dans Plannings du cabinet principal, puis Sauvegarder.

Comment distinguer mes RDV Naturooo des événements Google ? Les événements Google ont leur propre couleur, indiquée par Événements Google dans la légende. Pour choisir quels événements Google sont pris en compte, utilisez ⋯ > Filtres Google.